Lo smart working è ormai entrato nel bilancio dei possibili modus operandi in svariati ambiti del mondo del lavoro.
L’idea di lavorare nella comodità della propria casa, in totale libertà di gestione e senza dover affrontare levatacce e spostamenti vari, può risultare molto allettante.
Però, se non ci si impone una certa organizzazione e autodisciplina, può rivelarsi un’arma a doppio taglio!
Non dovendo rispettare orari fissi di lavoro, la tentazione di procrastinare gli impegni lavorativi in favore di attività ludiche o incombenze familiari può diventare dominante.
La conseguenza può essere quella di rimanere ancorati con la mente, per tutto il giorno, agli impegni di lavoro da portare a termine, con il risultato di alimentare uno stato di stress assolutamente controproducente e stancante.
Nell’adempimento dello smart working è necessario, pertanto, imporsi delle regole che aiutino a rimanere, anche da casa, responsabili, collaborativi e produttivi.
Ecco di seguito quattro regole che dispongono allo svolgimento del lavoro da casa in modo efficiente e gratificante.
Regola n. 1: stabilisci una routine!
È importante stabilire una routine lavorativa da rispettare, esattamente come se ci si trovasse a lavorare in azienda a diretto contatto con gli altri colleghi di lavoro.
Pertanto, è un preciso dovere stabilire a priori, e in ordine cronologico, quali attività svolgere prima e durante le ore adibite all’attività lavorativa.
Per cominciare, la mattina è bene alzarsi dal letto sempre a un’ora precisa e riservare un determinato lasso di tempo per, ad esempio, fare colazione, leggere il giornale o praticare esercizio fisico.
Poi, a una determinata ora ci si deve mettere al lavoro.
Di grande importanza è fissare un luogo dentro casa da adibire esclusivamente l’attività lavorativa. Che sia una stanza apposita oppure un angolo libero del tavolo da cucina, l’importante è che sia un luogo consacrato al proprio lavoro dove non esista spazio per nient’altro.
Una volta che ci si accomoda nel proprio spazio sacro riservato all’attività lavorativa, bisogna di imporsi di rimanervi fino alla conclusione dei compiti giornalieri, senza lasciarsi indurre in tentazione dal bucato da stirare piuttosto che dalle patate da sbucciare per pranzo!
Una pausa è ammessa, ogni 50 minuti, per rinfrescare la mente. Quindi, si può prendere un caffè, un bicchiere d’acqua, uno spuntino ovvero una boccata di aria fresca affacciati a una finestra; dopo una decina di minuti, però, si riprende a lavorare.
Regola n.2: fare una lista!
Preparare una lista di compiti da svolgere, stabilendo un obiettivo principale da conseguire a breve, medio o lungo termine, e tanti piccoli step per raggiungerlo.
Gli step sono utili per tenere traccia dei propri progressi e per rendere più abbordabile il raggiungimento dell’obiettivo principale prefissato.
Organizzarsi in mini-task da eseguire, secondo un elenco progressivo, rende più fattibile anche il progetto più sfarzoso, ed è un atto gratificante per se stessi poter depennare tutti gli step portati a termine.
Regola n.3: includere tutti gli impegni quotidiani in un unico piano
Vero è che bisogna compiere doverosamente il proprio smart working, tenendo conto anche dei doveri familiari e delle esigenze personali.
Non è consigliabile, però, lasciare che sia il caso a stabilire quando occuparsi di tutti i propri doveri .
L’idea è quella di programmare una scaletta che racchiuda, in un determinato ordine, tutti gli impegni da svolgere quotidianamente. La scaletta, poi, deve essere resa nota ai colleghi di lavoro in modo che sappiano quando si può essere reperibili lavorativamente e quando non lo si è.
Lo stesso discorso vale per i familiari, i quali devono tenere conto della scaletta degli impegni affinché evitino di disturbare quando si è occupati con le incombenze di ufficio.
Regola n.4: Collaborazione!
Anche nello smart working c’è la necessità e il dovere di cooperare con altri colleghi di lavoro. Il cliché, che porta a considerare il lavoro da casa come attività solitaria, è completamente infondato.
Lo smart working è tutt’altro che un lavoro solitario: gli scambi di informazioni, e perché no la chiacchiera tra colleghi, è da considerarsi un complemento indispensabile per svolgere adeguatamente i propri compiti in qualunque sede che dir si voglia.
Da casa, ci si può avvalere di molteplici forme di comunicazione scritta oppure orale. L’invio di email, ad esempio, può servire a favorire un completo scambio di informazioni, ma può succedere che le caselle di posta elettronica siano intasate a scapito dell’immediatezza dei contatti.
La comunicazione via webcam è il mezzo insostituibile per dare luogo a molte forme di utili interazioni, a partire da quelle personali fra colleghi per finire nei brainstorming finalizzati ai vari project management.
Le videoconferenze sono strumenti indispensabili, tanto per mantenere vivi rapporti tra colleghi quanto per dare luogo a dibattiti fra più partecipanti finalizzati alla gestione, pianificazione e organizzazione di attività importanti all’interno dell’azienda.
Nondimeno, con il rapporto faccia a faccia attraverso la webcam si può beneficiare di buone dosi di motivazione personale e sentirsi spronati a stare al passo con i livelli raggiunti da altri colleghi, nonché stemperare con un alone di simpatia e cordialità la ripetitività delle pratiche lavorative quotidiane.
Il che non guasta!
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